個人情報保護方針

個人情報保護方針

株式会社シイエヌエス北海道（以下「当社」という）は、今日の高度情報通信ネットワーク社会において各種システム構築事業を行っております。
当社が事業上取り扱う個人情報は重要な資産であることを理解し、個人情報を正しく扱うことが当社の重要な責務であると認識し、以下の方針に基づき個人情報の保護に努めることを宣言します。また、この方針に従って、個人情報の適正な取り扱い、管理、維持に誠心誠意努めてまいります。

基本方針

個人情報の取得と利用
当社は利用目的を明確にした上で、利用目的の達成に必要な範囲内に限り、個人情報を取得します。 また、利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを行わないための適切な措置を講じます。
個人情報の管理と保護
個人情報の管理は厳重に行うこととし、お客様にご承諾いただいた場合を除き、第三者に対しデータを開示・提供する事はいたしません。
また個人情報に関する不正アクセス、紛失、破壊、改ざん、漏洩を防ぐための適切な処置を行います。
準拠法等
当社は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守いたします。
個人情報保護管理体制および仕組みの継続的改善
当社では、個人情報保護に関する管理の体制と仕組みについて計画建てた継続的改善を実施いたします。

組織活動

基本方針を具体化するため以下の活動を行います。

役員およびすべての従業員へ、個人情報に関する法令およびその他の規範の遵守を指導します。
個人情報保護管理者を選任し、個人情報保護マネジメントシステムの実施および運用に関する責任および権限を与え、業務を行わせます。
監査責任者を選任し、監査を実施します。
監査に基づき、社内の規定、運用の仕方を改善します。
取引のある企業及び個人に対し、規程の目的達成のための協力を要請します。
本基本方針は、当社のインターネット・ホームページ(URL=http://www.cns-hokkaido.co.jp)、会社案内等に掲載することにより、いつでも閲覧可能な状態とします。
個人情報保護マネジメントシステムは継続的に改善します。

個人情報の取り扱い

個人情報の取得・利用・提供について当社は個人情報の取得にあたり、本人に対し取得目的を明らかにし、取得した個人情報の使用範囲を限定し、適切に取り扱います。
権利の尊重当杜は、個人情報に関する個人の権利を尊重し、自己の個人情報に対し、開示、訂正、削除を求められたときは、迅速にこれに対応します。
安全対策の実施当社は、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざんおよび漏洩などのリスクに対して、社内規程を整備し、安全対策および是正措置を講じます。

本内容に関するご質問および苦情・開示等に関するご相談は、下記の「苦情相談開示窓口」にお願い致します。

株式会社シイエヌエス北海道「苦情相談開示窓口」
【所在地】〒060-0807 北海道札幌市北区北七条西4丁目3-1 新北海道ビル7階
【電話番号】011-716-1001
【E-mail】privacy@cns-hokkaido.co.jp

2016年4月1日制定
2024年9月2日改訂
株式会社シイエヌエス北海道
代表取締役社長　三浦太郎

保有個人データ

当社は、「保有個人データ」に関し、次に掲げる事項について、次のとおり、本人の知り得る状態に置き、以下開示等の求めに応じる手順を確立する。

当社の名称: 株式会社シイエヌエス北海道
所在地：北海道札幌市北区北七条西4丁目3-1 新北海道ビル7階
代表者：三浦太郎
個人情報保護管理者：西尾真人
すべての保有個人データの利用目的

保有個人データの類型	利用目的
お客様および取引先の方に関する個人情報	・お取引を遂行するために必要となる情報提供や情報共有を行うご連絡を行うために利用いたします・お問い合わせに回答する際、問い合わせいただいた方の連絡先を特定するために利用いたします・お問い合わせに回答する際、問い合わせいただいた方の連絡先を特定するために利用いたします・お取引の際、締結した契約を履行する当事者を特定するために利用いたします・商談や打ち合わせを実施するアポイント等のためのご連絡を行うために利用いたします・当社のセキュリティ対策上、当社へ来社いただいた方に入室管理票へ記載いただいております
採用応募者情報	・当社が行う各種面接やイベント実施に関する連絡を行うために利用いたします・応募された方に、後続する弊社の採用に関する情報を提供させていただく連絡を行うために利用いたします・当社内における採用業務を遂行する際、個人を特定するために利用いたします・当社のセキュリティ対策上、当社へ来社いただいた方に入室管理票へ記載いただいております
社員情報	・人事評価の策定・運用、人員配置、社員名簿作成といった人事管理を遂行するために利用いたします・勤怠管理や給与計算、給与の支払、社会保険などの福利厚生手続きなどの労務管理各種業務や関連する手続きを遂行のために利用いたします・社員の安全衛生や健康管理のため健康診断結果を取得し、必要に応じ産業医による健康指導へ繋げます

安全措置	内容
基本方針の策定	・個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等についての基本方針を策定
個人データの取扱いに係る規律の整備	・取得、利用、保存、提供、削除廃棄等の段階ごとに、取扱方法責任者·担当者及びその任務等について個人データの取扱規程を策定
組織的安全管理措置	・個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施
人的安全管理措置	・個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施
物理的安全管理措置	・個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施等
技術的安全管理措置	・個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス 又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入

本内容に関するご質問および苦情・開示等に関するご相談は、下記の「苦情相談開示窓口」にお願い致します。

当社が所属する認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申出先

【認定個人情報保護団体の名称】認定個人情報保護団体の名称
【苦情の解決の申出先】認定個人情報保護団体事務局
【住所】〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号六本木ファーストビル内
【電話番号】03-5860-7565／0120-700-779

個人情報を直接書面以外で取得した場合の利用目的について

当社は、個人情報の取得に際して、直接書面以外の方法により取得する場合は、以下に記載する利用目的で取得し、その目的の範囲内で個人情報を取扱うものとする。

対象となる個人情報	利用目的
当社の受託業務に伴い、委託元から提供された個人情報	・受託業務に伴う運用及びシステム保守を遂行するために利用いたします

個人情報保護法等に基づく公表事項

以下、法令に基づき報道、著述の用に供する目的に該当しない個人情報の取り扱いについて必要な公表事項を掲載します。 （以下個人情報保護法を法と記します）

個人情報の利用目的の公表について

（株式会社シイエヌエス北海道があらかじめ公表する利用目的は以下の通りです。
別途ご本人に通知または明示して利用する場合がございます。

対象となる個人情報の類型	利用目的
お客様および取引先の方に関する個人情報	・お取引を遂行するために必要となる情報提供や情報共有を行うご連絡を行うために利用いたします・お問い合わせに回答する際、お問い合わせいただいた方の連絡先を特定するために利用いたします・お取引の際、締結した契約を履行する当事者を特定するために利用いたします・商談や打ち合わせを実施するアポイント等のためのご連絡を行うために利用いたします・当社のセキュリティ対策上、当社へ来社いただいた方に入室管理票へ記載いただいております
採用応募者情報	・当社が行う各種面接やイベント実施に関する連絡を行うために利用いたします・応募された方に、後続する弊社の採用に関する情報を提供させていただく連絡を行うために利用いたします・採用選考させていだく際、当該個人を特定するために利用いたします・当社内における採用業務を遂行する際、個人を特定するために利用いたします・当社のセキュリティ対策上、当社へ来社いただいた方に入室管理票へ記載いただいております
協力会社社員情報	・各種契約の履行及び、ご本人確認のために利用いたします・当社が受託したシステム構築または運用業務等において、求められるスキルが合致するかを判断させていただくために利用いたします・当社が受託したシステム構築または運用業務を遂行する者として特定をし、業務連絡や就業情報の連携など、受託業務をスムーズに遂行するために利用いたします
社員情報	・人事評価の策定・運用、人員配置、社員名簿作成といった人事管理を遂行するために利用いたします・勤怠管理や給与計算、給与の支払、社会保険などの福利厚生手続きなどの労務管理各種業務や関連する手続きを遂行のために利用いたします・社員の安全衛生や健康管理のため健康診断結果を取得し、必要に応じ産業医による健康指導へ繋げます

個人データの「第三者提供」に伴う公表について

基本方針を具体化するため以下の活動を行います。
株式会社シイエヌエス北海道は以下に該当する場合を除き、ご本人様の同意なく個人情報を第三者に提供することは致しません。

業務委託手続きの為に必要な範囲内で、当社が信頼に足ると判断した協力会社（業務委託先／委託元）に提供することが必要な場合。
法令に基づく場合。
人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。